การทำงานทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจส่วนตัวหรืองานในบริษัทองค์กรขนาดใหญ่ที่มีทีมงานหลายร้อยชีวิต ย่อมต้องมีการวางแผนงานล่วงหน้า ซึ่งหลายคนอาจมีความรู้สึกเบื่อหน่ายกับการประชุมวางแผนครั้งแล้วครั้งเล่า และบ่อยครั้งที่ต้องฟังการโต้เถียงหรือวิจารณ์ของผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่มีท่าทีว่าจะหยุดง่าย ๆ แต่คุณรู้หรือไม่ว่าการวางแผนยังเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จและให้ประโยชน์มากกว่าที่คุณคิดอย่างแน่นอน
การวางแผนงาน ต้องจับประเด็นอะไรบ้าง
ในแต่ละครั้งที่ประชุมวางแผนงาน ทุกคนควรต้องจับประเด็นที่สำคัญหกส่วนให้ได้ คือ
1. ใครเป็นผู้รับผิดชอบหรือเป็นแม่งานในส่วนนั้น ๆ
2. อะไรคือเป้าหมายหรือสิ่งที่มุ่งหวังในงาน เช่น ต้องการให้ผ่านหลักเกณฑ์การตรวจสอบคุณภาพจากองค์กรภายนอก
3. การบริหารจัดการให้เป็นไปตามแผนต้องดำเนินการที่ฝ่ายใดบ้าง
4. ระยะเวลาที่เหลือ สำหรับการเตรียมการหรือการปฏิบัติให้เป็นตามแผน คือ กี่สัปดาห์ กี่เดือน หรือเรียกว่าเป็นการกำหนด timeline ให้เกิดการแบ่งสรรหน้าที่กันอย่างเหมาะสม
5. การรู้ว่าวัตถุประสงค์ของงานเป็นไปเพื่อประโยชน์แก่ใคร หรือสำคัญอย่างไร จะทำให้ทุกคนตระหนักในบทบาทความรับผิดชอบของตัวเอง และมุ่งมั่นที่จะทำงานให้บรรลุผลสำเร็จยิ่งขึ้น
6. การแยกประเด็นหรือแยกภาระงานเป็นข้อ ๆ เพื่อช่วยให้การจัดสรรงานและการกำหนดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการแต่ละส่วนมีความเหมาะสม และไร้ปัญหาการเกี่ยงงานที่จะเป็นการขัดขวางความสำเร็จของงานในอนาคต
หากไม่วางแผนงาน จะมีผลเสียอะไรบ้าง
จากประเด็นทั้งหกข้อที่กล่าวมา ย่อมเป็นการชี้ชัดว่าเมื่อไม่มีการวางแผนงานที่รัดกุม และชัดเจนจะส่งผลเสียหายต่อบุคคลหรือองค์กร ดังนี้
1. ไม่มีผู้รับผิดชอบในงานที่ซับซ้อนหรือต้องประสานความร่วมมือจากหลายฝ่าย เนื่องจากต้องใช้ทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์และทุ่มเทเวลามากกว่าส่วนอื่น
2. ขาดการระดมพลังสมองและการดึงศักยภาพที่สูงสุดของแต่ละคนออกมา
3. ขาดการกำหนดรูปแบบการทำงานอย่างเป็นรูปธรรม ซึ่งทำให้ยากที่จะดำเนินงานใด ๆ ให้เข้าสู่ความสำเร็จตามเป้าหมาย
4. ขาดความรู้สึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวหรือความสามัคคีที่จะพัฒนาองค์กรให้ก้าวสู่ความสำเร็จและเติบโตในระยะยาว
5. ทำให้การใช้ทรัพยากรทั้งบุคคล (แรงงาน) เงินและเวลาไม่คุ้มค่า ไม่สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายในงบประมาณที่มีอยู่จำกัดได้
จะเห็นได้ว่า การทำงานใด ๆ หากอยากให้ประสบความสำเร็จตามที่ต้องการ ต้องมีการวางแผนงานและกำหนดรายละเอียดอย่างเป็นรูปธรรมเพื่อให้สามารถระบุผู้รับผิดชอบ กำหนดงบค่าใช้จ่าย สร้างตาราง timeline ฯลฯ เพื่อให้งานแต่ละส่วนประกอบกันจนเป็นผลงานชิ้นใหญ่ที่สมบูรณ์และมีคุณภาพตามเป้าหมายที่วางไว้ การวางแผนงานจึงสำคัญและเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการก้าวสู่ความสำเร็จของทุกกิจการ